АДМИНИСТРАЦИЯ ПРЕЗИДЕНТА И ПРАВИТЕЛЬСТВА
РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 11 сентября 2013 г. № 48

1. Утвердить прилагаемый Порядок организации и проведения протокольных мероприятий с участием Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан.
2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения сохраняю за собой.

Руководитель Администрации
Президента и Правительства
Республики Дагестан
Ш.ШАХОВ





Утвержден
распоряжением Администрации
Президента и Правительства
Республики Дагестан
от 11 сентября 2013 г. № 48

ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПРОТОКОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
С УЧАСТИЕМ ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН, ПРЕДСЕДАТЕЛЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН

Настоящим Порядком устанавливается процедура организации и проведения протокольных мероприятий, связанных с приемом в Республике Дагестан официальных лиц и делегаций, визитами Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан за пределы Республики Дагестан, иных протокольных мероприятий (рабочих поездок в районы и города, встреч, совещаний, заседаний координационных и совещательных органов), в том числе выездных (далее - мероприятия) с участием Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан.
В целях обеспечения организованного проведения мероприятий с участием Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан:
заместители Председателя Правительства Республики Дагестан, руководители самостоятельных и структурных подразделений Администрации Президента и Правительства Республики Дагестан (далее - Администрация) представляют в Службу протокола Президента и Правительства Республики Дагестан (далее - Служба протокола), Секретариат Президента Республики Дагестан, Секретариат Председателя Правительства Республики Дагестан не позднее чем за 7 рабочих дней до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях информацию с приложением копии письма-приглашения, телеграммы, факса о планируемом визите представителей федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, официальных лиц и делегаций зарубежных стран и международных организаций в Республику Дагестан и рабочем визите Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан за пределы Республики Дагестан с указанием сроков, цели визита, персонального и количественного состава делегации, предложений по пребыванию для своевременной подготовки программы визита и иных мероприятий с участием Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан.
Заместители Руководителя Администрации в соответствии с распределением обязанностей между ними осуществляют координацию и контроль за обеспечением надлежащей и своевременной подготовки самостоятельными и структурными подразделениями Администрации (далее - подразделения Администрации) не позднее 5 рабочих дней до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях согласованных с ними протокольных документов, необходимых для проведения мероприятий с участием Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан.

Секретариат Президента Республики Дагестан,
Секретариат Председателя Правительства
Республики Дагестан:

обеспечивают не позднее чем за 7 рабочих дней до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях доведение до заместителей Председателя Правительства Республики Дагестан, заместителей Руководителя Администрации, заинтересованных органов государственной власти Республики Дагестан, подразделений Администрации информации о мероприятиях, проводимых с участием Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, приеме должностных лиц;
анализируют полноту и надлежащую подготовку соответствующими подразделениями Администрации протокольных документов (материалов), включенных в информационные папки Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, готовят проекты публичных выступлений Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан и обеспечивают их представление в установленном порядке за 3 рабочих дня до даты проведения мероприятия после согласования с заместителями Руководителя Администрации, ответственными за обеспечение деятельности Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, соответственно Президенту Республики Дагестан, Председателю Правительства Республики Дагестан;
осуществляют контроль за включением соответствующими подразделениями Администрации в проект протокола замечаний и предложений, высказанных в ходе проведенного мероприятия, и обеспечивают его представление через 2 рабочих дня после получения стенограммы и согласования с заместителями Руководителя Администрации, ответственными за обеспечение деятельности Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, соответственно Президенту Республики Дагестан, Председателю Правительства Республики Дагестан.

Подразделения Администрации:

обеспечивают надлежащую подготовку и представление в Службу протокола не позднее чем за 5 рабочих дней до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях согласованных с курирующими заместителем Руководителя Администрации, заместителем Председателя Правительства Республики Дагестан (указывается фамилия, должность, дата визирования) протокольных документов (повестки и регламента мероприятия, списка участников с указанием фамилии, имени, отчества и должности, справки по рассматриваемому вопросу с соответствующими предложениями, при необходимости - тезисов к выступлению Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, при необходимости - проекта протокола заседания (совещания), состава президиума мероприятия (при его наличии), списка награждаемых (если на мероприятии планируется награждение), перечня вопросов, требующих принятия решения соответствующим органом (должностным лицом), с которым проводится встреча, с приложением обращений (писем), справочных, информационно-аналитических материалов по тематике проводимого мероприятия, протоколов, договоров, соглашений, в том числе ранее заключенных, кратких характеристик посещаемых объектов) для формирования информационной папки Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан и ее последующей передачи в Секретариат Президента Республики Дагестан, Секретариат Председателя Правительства Республики Дагестан, заместителю Руководителя Администрации, ответственному за обеспечение деятельности Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, для доклада Президенту Республики Дагестан, Председателю Правительства Республики Дагестан (документы представляются в Службу протокола на бумажном и электронном носителях с соблюдением требований к оформлению документов в Администрации);
при самостоятельном, в связи с ограниченным распространением служебной информации по рассматриваемому вопросу, согласовании с Президентом Республики Дагестан, Председателем Правительства Республики Дагестан материалов по проводимым мероприятиям в Службу протокола представляют не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях согласованные (в письменном виде) с Президентом Республики Дагестан, Председателем Правительства Республики Дагестан протокольные документы, за исключением документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;
оповещают, обеспечивают своевременное прибытие и регистрацию участников мероприятия по согласованному списку (в мероприятиях участвуют руководители органов исполнительной власти Республики Дагестан, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, республиканских учреждений и организаций, главы муниципальных районов и городских округов), при наличии распространяют раздаточный материал;
согласовывают при подготовке мероприятия вопросы мультимедийного сопровождения (демонстрации видеоматериалов, слайдов) и своевременно информируют Службу протокола и Отдел оргтехники и программного обеспечения Управления делопроизводства, контроля и работы с обращениями граждан Администрации;
вносят в проект протокола в течение 2 дней после получения стенограммы замечания и предложения, высказанные в ходе проведенного мероприятия, и представляют его в Секретариат Президента Республики Дагестан, Секретариат Председателя Правительства Республики Дагестан;
осуществляют контроль за ходом реализации протокола заседания, совещания, проведенного с участием Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан;
Отдел по работе с персоналом Управления по вопросам государственной службы, кадров и государственным наградам Президента Республики Дагестан при необходимости отмечает командировочные удостоверения участников мероприятия, ставит печать на подписанные совместные документы (соглашения, договоры, протоколы и т.п.);
Отдел протоколирования и выпуска решений Управления делопроизводства, контроля и работы с обращениями граждан обеспечивает стенографирование мероприятий с участием Президента Республики Дагестан (заседаний, совещаний, встреч, в том числе в случае необходимости выездных);
Отдел социального развития совместно с руководством Министерства культуры Республики Дагестан осуществляет контроль за обеспечением музыкального сопровождения, проведением концерта мастеров искусств в ходе или после приема (согласно представленному списку с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя музыкального номера, названия и состава творческого коллектива, утвержденному курирующим заместителем Председателя Правительства Республики Дагестан и согласованному им с Президентом Республики Дагестан);
Отдел производственного комплекса, Отдел социального развития в период проведения мероприятий принимают меры по обеспечению соответствующими службами бесперебойного электро- и водоснабжения, пожарной безопасности, скорой медицинской помощи в предусмотренных программой местах (объектах) проведения мероприятий.

Пресс-служба Президента и Правительства
Республики Дагестан:

согласовывает с Руководителем Администрации уровень освещения мероприятия, форму взаимодействия со СМИ (пресс-конференция, подход к прессе, заявление для прессы) и обеспечивает указанное взаимодействие;
подготавливает список представителей СМИ на мероприятие, доводит его до Центра по обеспечению безопасности высших должностных лиц ФГКУ УВО Министерства внутренних дел по Республике Дагестан и обеспечивает приглашение представителей СМИ на мероприятие;
подготавливает для журналистов, прибывших для освещения мероприятия, краткую информацию о нем (программа, состав участников, справочные сведения);
подготавливает и размещает на официальных сайтах Президента Республики Дагестан, Правительства Республики Дагестан информацию о мероприятии (в день его проведения);
обеспечивает в случае необходимости подготовку и размещение в СМИ аналитических материалов о значении проведенного мероприятия для Республики Дагестан.

Служба протокола:

обеспечивает единую протокольную практику при проведении официальных мероприятий с участием Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан во взаимодействии с подразделениями Администрации, органами исполнительной власти Республики Дагестан, органами местного самоуправления, учреждениями и организациями на территории Республики Дагестан;
осуществляет за 5 рабочих дней до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях разработку программ визитов делегаций и должностных лиц в Республику Дагестан и рабочих визитов Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан за пределы республики на основе поступивших не позднее чем за 7 рабочих дней до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях в Службу протокола информаций от руководства Правительства Республики Дагестан и руководителей подразделений Администрации с указанием сроков, цели визита, персонального и количественного состава делегаций, предложений по пребыванию;
согласовывает с Руководителем Администрации, заместителем Руководителя Администрации и другими заинтересованными должностными лицами программу визита официальных лиц и делегаций, предусматривающую встречу делегаций (в аэропорту, на вокзале, на административной границе республики); персональный состав встречающих (с указанием фамилии, имени, отчества, должности); деловую часть (переговоры, встречи, беседы, совещания, заседания, форумы, конференции); культурную программу (посещение исторических и культурных достопримечательностей республики, промышленных, социальных, образовательных, спортивных и других объектов, вузов, театров, музеев, выставок, иных культурно-массовых мероприятий); торжественный прием (завтрак, обед, ужин); проводы гостей, при необходимости разрабатывает сценарий проведения мероприятия;
разрабатывает при необходимости план организационно-протокольных мероприятий Администрации с указанием сроков подготовки мероприятия, исполнителей, ответственных за реализацию пунктов плана, доводит его до исполнителей;
обеспечивает своевременное доведение утвержденных программ (планов, сценариев) мероприятий до заинтересованных должностных лиц, ответственных за организацию и проведение мероприятий, реализацию пунктов программ, в том числе подразделений Администрации, органов государственной власти Республики Дагестан, органов местного самоуправления, Управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Республике Дагестан, Министерства внутренних дел по Республике Дагестан, Управления государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел по Республике Дагестан, представительства Министерства иностранных дел Российской Федерации в г. Махачкале (нарочным, факсимильной связью, по электронной почте согласно подготовленному списку рассылки);
обеспечивает контроль за своевременным представлением соответствующими подразделениями Администрации протокольных документов (материалов), формирует в установленном порядке информационную папку Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан и передает ее за 5 рабочих дней до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях в Секретариат Президента Республики Дагестан, Секретариат Председателя Правительства Республики Дагестан;
осуществляет организационно-техническое обеспечение заседаний координационных и совещательных органов Президента Республики Дагестан и Председателя Правительства Республики Дагестан;
определяет (по согласованию с заинтересованными должностными лицами) помещения для проведения запланированных мероприятий с учетом необходимого количества мест и уровня технической оснащенности, визирует списки приглашенных для обеспечения их пропуска в Дом Правительства Республики Дагестан;
осуществляет в случае необходимости предварительный выезд к месту проведения мероприятия с целью проверки объектов и специально подготовленных помещений на предмет обустроенности, размещения и оформления стола президиума;
обеспечивает своевременное доведение согласованных списков участников мероприятий до Центра по обеспечению безопасности высших должностных лиц ФГКУ УВО Министерства внутренних дел по Республике Дагестан;
осуществляет контроль за обеспечением соответствующими подразделениями Администрации своевременного прибытия на мероприятия их участников по согласованному списку;
готовит схему рассадки участников мероприятия (в том числе официального приема), президиума;
изготавливает (согласно списку) для приглашенных на заседания, совещания, двусторонние переговоры, выездные мероприятия с участием Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, для президиума (в том числе на официальном приеме) двухсторонние рассадочные (кувертные) карточки с указанием фамилии, имени и отчества участника мероприятия и раскладывает в соответствии со схемой рассадки, организует рассадку приглашенных совместно с ответственными за проведение мероприятия;
согласовывает (совместно с Управлением делами Администрации) с Руководителем Администрации варианты памятных подарков (сувениров) от имени Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан для вручения официальным лицам, делегации (согласно списку), в том числе при проведении выездных мероприятий, осуществляет контроль за своевременной и надлежащей их подготовкой, обеспечивает проведение церемонии их вручения;
осуществляет комплекс организационно-технических мероприятий, связанных с обеспечением подписания протокольных документов (договоров, соглашений, протоколов о намерениях) и их передачей в установленном порядке уполномоченным лицам, в том числе контроль за своевременным представлением экземпляров документов для подписания, а также подготовку папок для договоров, письменных принадлежностей;
организует мероприятия, связанные с официальными церемониями награждения государственными наградами Российской Федерации и Республики Дагестан, проводимыми Президентом Республики Дагестан;
согласовывает с руководством Администрации вопросы организации и проведения торжественного (официального) приема, в том числе выездного приема-банкета:
вид приема (обед, ужин, фуршет, официальный прием от имени Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, встреча, проводы) и место его проведения;
время начала и окончания торжественного приема (приемы не проводятся в праздничные и нерабочие дни, дни национального траура);
общее количество участников (в пределах количества мест в помещении), список приглашенных лиц (присутствует руководство республики, руководители органов исполнительной власти Республики Дагестан, принимающие участие во встречах, переговорах и беседах или имеющие прямое отношение к приему гостя, делегации и тематике визита);
схему размещения за столом президиума.

Управление делами Администрации:

организует материально-техническое обеспечение мероприятий с участием Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан и по их поручению - мероприятий с участием официальных должностных лиц, заблаговременно решает организационно-финансовые вопросы, связанные с размещением, питанием, транспортным обслуживанием, прохождением через зал официальных лиц и делегаций аэропорта г. Махачкалы;
доводит до руководства аэропорта г. Махачкалы программу визита официальных лиц и делегаций в республику и за ее пределы, обеспечивает представление оперативной информации о фактическом времени их прибытия и вылета;
организует подготовку помещений для проведения мероприятий (встреч, совещаний, официальных приемов, проводов) в аэропорту г. Махачкалы согласно списку участников;
обеспечивает автотранспортом официальных лиц и делегации, прибывающие в Республику Дагестан, организует совместно с заинтересованными должностными лицами их рассадку в автотранспорт у зала официальных лиц и делегаций аэропорта г. Махачкалы;
приобретает и доставляет букеты цветов для вручения супруге гостя (главы делегации) и женщинам-членам делегации в аэропорту и на официальных мероприятиях, награждаемым женщинам - при проведении торжественных церемоний награждения государственными наградами Российской Федерации и Республики Дагестан, а также на мероприятиях, посвященных государственным и профессиональным праздникам, знаменательным, юбилейным датам и памятным событиям в истории Республики Дагестан;
размещает гостей на подведомственных Администрации объектах, в других гостиницах согласно плану их размещения, организует их питание;
бронирует (арендует) на определенный день и время ресторан для проведения официального приема, специальное помещение в театре для организации фуршета в антракте театрального спектакля, концерта, торжественного мероприятия;
согласовывает с Руководителем Администрации примерное меню с учетом национальных и религиозных особенностей прибывающей делегации для организации питания, торжественного (официального) приема от имени Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, в том числе выездного;
приобретает необходимое количество корзин с цветами от имени Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан для вручения и украшения помещения, столов живыми цветами с учетом характера и места торжества;
согласовывает (совместно со Службой протокола) с Руководителем Администрации варианты памятных подарков (сувениров) от имени Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан для вручения официальным лицам, делегации (согласно списку), в том числе при проведении выездных мероприятий;
обеспечивает доставку подарков (согласно списку) к месту проведения церемонии их вручения, а также в аэропорт, автотранспорт - при отбытии Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан во главе официальной делегации Республики Дагестан за пределы республики;
согласовывает с заинтересованными должностными лицами список транспортных средств (указываются наименование, марка и государственный номер каждого транспортного средства), проезд которых планируется к Дому Правительства, в том числе для организации их стоянки;
обеспечивает выдачу специальных пропусков на автотранспорт при проведении мероприятий;
обеспечивает наведение надлежащего порядка на прилегающей территории, в здании, залах заседаний и совещаний, звуковое оснащение мероприятий, исправность конференц-системы, осветительных приборов, кондиционеров, микрофонов, часов, демонстрационных средств и оборудования, расстановку мебели, функционирование гардероба, наличие необходимого количества вешалок в фойе или недалеко от места проведения мероприятия, питьевой воды, а также доставку и установку государственных символов Российской Федерации и Республики Дагестан (флагов, гербов), трибуны на месте проведения мероприятия, организует открытие центральных ворот для встречи гостей;
осуществляет сбор паспортных данных членов официальной делегации Республики Дагестан, выезжающей во главе с Президентом Республики Дагестан, Председателем Правительства Республики Дагестан за пределы республики, для приобретения билетов в аэропорту г. Махачкалы;
приобретает авиа- и железнодорожные билеты для Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан и по поручению Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан - для сопровождающих их лиц.

Центр по обеспечению безопасности высших
должностных лиц ФГКУ УВО Министерства внутренних
дел по Республике Дагестан:

согласовывает с заинтересованными должностными лицами, представителями ФСО России, правоохранительными органами вопросы обеспечения безопасности официальных лиц (делегаций) при проведении мероприятий (предварительный осмотр маршрута и объектов программы для определения состояния готовности), а также сопровождения и расстановки кортежа исходя из уровня и количества членов прибывшей делегации;
осуществляет пропуск на мероприятие его участников по согласованному списку совместно с представителями подразделений Администрации, ответственных за подготовку мероприятия, и Службой протокола.

Заместители Руководителя Администрации, ответственные за обеспечение деятельности Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, осуществляют общую координацию деятельности по подготовке и проведению подразделениями Администрации, органами исполнительной власти Республики Дагестан мероприятий с участием Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан.
Ответственность за надлежащую своевременную организацию и проведение мероприятий с участием Президента Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан несут соответственно по курируемым направлениям деятельности руководители подразделений Администрации, заместители Руководителя Администрации, заместители Председателя Правительства Республики Дагестан.


------------------------------------------------------------------